Privacybeleid

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten en websites van Focal Creative:

• Focal Creative, eenmanszaak van Sam De Waegenaere
• Stanislas Leclefstraat 2 bus 001, 2600 Berchem, Antwerpen, België
• Ondernemingsnummer BE 1032.957.255
• Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk.
• E-mail: hello@focalcreative.be
• Website: https://www.focalcreative.be

Voor alle vragen of verzoeken rond privacy en gegevensbescherming kun je rechtstreeks contact opnemen met Sam via hello@focalcreative.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Focal Creative verzamelt alleen gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding van creatieve opdrachten, of voor de beveiliging van het platform.

• Contactgegevens en correspondentie: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, projectomschrijving en de inhoud van je berichten.
• Project- en accountgegevens in de Auteursruimte: e-mailadres, rol in het project, boektitel, projectstatus en de e-mailadressen van teamleden die je uitnodigt.
• Manuscripten, beelden en proefbestanden: Word-documenten, beeldoriginelen, annotaties, correctielijsten en de proef-PDF’s die wij opmaken.
• Technische loggegevens: IP-adres, datum en tijdstip, opgevraagde URL, browsertype en besturingssysteem, uitsluitend voor foutopsporing, prestaties en netwerkbeveiliging.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de rechtsgronden van artikel 6 lid 1 AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG): om je boek, website of drukwerk te ontwerpen, proeven op te maken en drukklare bestanden aan te leveren.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG): voor netwerkbeveiliging, storingsherstel en het beantwoorden van oriënterende vragen voorafgaand aan een opdracht.
• Wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG): voor facturen, betalingsgegevens en fiscale bewijsstukken die volgens de Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving bewaard moeten blijven.
• Toestemming (artikel 6.1.a AVG): wanneer je vrijwillig extra informatie deelt die niet strikt nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken.

Er vindt binnen Focal Creative geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering plaats in de zin van artikel 22 AVG.

4. Vertrouwelijkheid van manuscripten en AI-beleid

Focal Creative hanteert een strikt beleid voor ongepubliceerd werk, auteursrechten en kunstmatige intelligentie:

• Geen AI-verwerking van manuscripten: geen enkel manuscript, tekstfragment of proefbestand wordt ingevoerd in openbare of commerciële AI-tools zoals ChatGPT of Claude.
• Geen AI-training: teksten en beelden van auteurs worden nooit gebruikt om AI-modellen of machine learning-algoritmen te trainen of te verfijnen.
• Geen geautomatiseerde herschrijving: tekstredactie en opmaak gebeuren handmatig door Sam in Adobe InDesign. Er worden geen automatische AI-herschrijvingen of stijlwijzigingen op je werk toegepast.
• Strikte projectvertrouwelijkheid: toegang tot een actief project is beperkt tot Sam en de personen die je zelf uitnodigt. Externe freelancers of derden krijgen geen toegang zonder je uitdrukkelijke voorafgaande toestemming.

5. Dienstverleners en doorgifte buiten de Europese Unie

Focal Creative werkt met externe technische dienstverleners om het platform te hosten en bestanden te beheren. Wij werken met deze partijen als verwerkers. Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en voor de doeleinden die in deze verklaring zijn beschreven.

• Google Drive (Google Workspace): opslag van manuscripten, beeldoriginelen en proef-PDF’s. Google LLC is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework en hanteert de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie.
• Supabase: projectmetadata, gebruikersaccounts, toegangsrechten en notificaties. De primaire database en authenticatie draaien in Frankfurt, Duitsland (eu-central-1). Doorgiften worden gedekt door standaard contractbepalingen.
• Vercel: hosting van de website en serverless uitvoering. De serverless functies draaien in Frankfurt, Duitsland (fra1). Vercel Inc. is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework en hanteert standaard contractbepalingen.
• Adobe InDesign: professionele desktopsoftware voor typografie en boekopmaak. Bestanden worden lokaal verwerkt en niet opgeslagen in Adobe Cloud.

Externe e-maildiensten zijn momenteel niet actief in productie. Uitnodigingen en notificaties verlopen via beveiligde in-app links. Persoonsgegevens worden nooit verkocht, verhuurd of gedeeld voor marketing of advertenties.

6. Toegangsbeveiliging en opslag

Focal Creative past passende technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik:

• Inloggen zonder wachtwoord: de Auteursruimte werkt uitsluitend op uitnodiging. Toegang verloopt via een eenmalige, versleutelde inloglink naar je geverifieerde e-mailadres. Er worden geen wachtwoorden opgeslagen.
• Rolgebaseerde toegangscontrole: toegang tot bestanden en proeven is per project afgeschermd met databasebeveiliging (Row Level Security in Supabase).
• Versleutelde overdracht en opslag: al het webverkeer verloopt via HTTPS/TLS. Opgeslagen bestanden zijn standaard versleuteld in rust, zoals met AES-256.
• Afgeschermde werkruimte: de interne studio-omgeving en klantenmappen zijn van elkaar gescheiden. Bij elk verzoek controleren we live de bevoegdheid en de maphiërarchie voordat een bestand kan worden geopend of gedownload.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute garanties bieden tegen alle denkbare risico’s. Wij nemen gegevensbeveiliging serieus en beperken risico’s met beproefde standaarden.

7. Bewaartermijnen en verwijdering

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld:

• Actieve projectbestanden: manuscripten, beelden, proefversies en drukklare bestanden blijven bewaard tijdens het traject en tot twee jaar na afronding van het project. Daarna worden ze verwijderd, tenzij je uitdrukkelijk anders afspreekt.
• Verwijdering op verzoek: je kunt op elk moment vragen om je actieve projectmap en bestanden eerder te verwijderen. Na bevestiging wissen we de actieve bestanden in Google Drive en de projectverwijzingen in de database.
• Back-ups: bestanden in de prullenbak van Google Drive verdwijnen binnen 30 dagen. Supabase-databaseback-ups worden binnen 7 dagen opgeruimd.
• Boekhoudkundige en fiscale documenten: facturen en administratieve bewijsstukken bewaren we 7 tot 10 jaar, zoals het Belgische recht voorschrijft.
• Technische serverlogs: die bewaren we slechts een korte periode, volgens de standaardtermijn van de hostingprovider.

8. Cookies en lokaal geheugen

Focal Creative hanteert een rustig en privacyvriendelijk cookiebeleid:

• Geen marketing- of advertentiecookies en geen trackingpixels van derden.
• Geen analysetools die bezoekers over verschillende websites volgen.
• Alleen strikt noodzakelijke first-party sessiecookies in de Auteursruimte en het Studiodashboard, zoals sb-*-auth-token. Die houden je actieve inlogsessie in stand en beveiligen je account.

Omdat wij uitsluitend strikt noodzakelijke cookies gebruiken die zijn vrijgesteld onder artikel 129 van de Wet betreffende de elektronische communicatie, tonen wij geen cookiebanner.

9. Je rechten onder de AVG

Als betrokkene heb je duidelijke rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage (artikel 15 AVG): je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij verwerken en een kopie ontvangen.
• Recht op rectificatie (artikel 16 AVG): je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG): je kunt vragen om je gegevens te wissen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): je kunt in bepaalde situaties vragen om de verwerking tijdelijk te bevriezen.
• Recht op overdraagbaarheid (artikel 20 AVG): je kunt de gegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar (artikel 21 AVG): je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd.
• Recht om toestemming in te trekken (artikel 7 lid 3 AVG): als een verwerking op je toestemming berust, kun je die op elk moment intrekken.

Stuur een e-mail naar hello@focalcreative.be om je rechten uit te oefenen. Om zeker te zijn dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door te antwoorden vanaf het e-mailadres dat aan je project is gekoppeld.

Wij reageren zo snel mogelijk en in elk geval binnen één maand na ontvangst, zoals artikel 12 lid 3 AVG voorschrijft. Bij zeer complexe of omvangrijke verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval laten we je binnen de eerste maand weten waarom.

Als je vindt dat Focal Creative je persoonsgegevens niet volgens de wet verwerkt, kun je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

• Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: contact@apd-gba.be
• Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Focal Creative kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten, softwareleveranciers of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie staat altijd op https://www.focalcreative.be/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen die actieve projecten raken, informeren we geregistreerde auteurs per e-mail.

11. Contact

Heb je een vraag over dit privacybeleid of over de verwerking van je gegevens? Mail dan naar hello@focalcreative.be. Je kunt ook terecht op de colofonpagina voor de juridische gegevens van Focal Creative.